Offentlige anskaffelser:

Fremgangsmåte ved mottatt begjæring om innsyn

Fagartikler om offentlige anskaffelser •

Her følger Direktoratet for forvaltning og IKTs (Difi) veiledning for hvordan du kan gå frem når du har mottatt en begjæring om innsyn i enten tilbud og/eller konkurransedokumenter i forbindelse med en offentlig anskaffelse.

Ved mottatt begjæring om innsyn bør du gå gjennom momentene angitt nedenfor. Momentene i er utdypet i teksten nedenfor kulepunktene:

  • Behandle begjæringen raskt.
  • Vær bevisst på at tidspunktet for begjæringen om innsyn er av betydning både for plikten til å gi innsyn og, dersom du er pliktig å gi innsyn, for spørsmålet om opplysninger gitt i tilbud er taushetsbelagte.
  • Det må vurderes om det har blitt begjært om innsyn i taushetsbelagte opplysninger

 

Kort om innsyn og offentlighet i offentlige anskaffelser

Utgangspunktet er at almenheten har rett til innsyn i tilbud, anskaffelsesprotokoll og andre konkurransedokumenter som evalueringsdokumenter. Du kan bare nekte innsyn når du har hjemmel for dette i lov. Det finnes et begrenset unntak for innsyn i offentlige anskaffelser i Offentleglova. Unntaket er beskrevet i neste avsnitt. En innsynsbegjæring må behandles relativt raskt. Har ikke den som begjærer innsynet fått svar innen 5 dager regnes dette som et avslag som kan påklages.

Tidspunktet for mottatt begjæring om innsyn

Dersom du mottar en begjæring om innsyn i et tilbud (eller flere tilbud) må du først ta hensyn til tidspunktet for begjæringen. Frem til du har meddelt deltakerne i en konkurranse om hvem du har tenkt til å inngå kontrakt med gir offentlighetslova §23 3.ledd hjemmel til å unnta både tilbud og anskaffelsesprotokoll fra offentlighet. Dette vil også gjelde for dokumenter som sier noe om hvordan tilbudene i konkurransen er evaluert.  En begjæring om innsyn i tilbud/anskaffelsesprotokoll/ evalueringsdokumenter før dette tidspunktet kan og bør avslås. Hvis du må avlyse konkurransen for så å gjennomføre den på nytt er det svært uheldig om leverandører har fått innsyn i tilbud.

Taushetsplikten

Etter at beslutning om tildeling er meddelt deltakerne i konkurransen er tilbud inngitt i konkurransen som utgangspunkt offentlige. Imidlertid må du vurdere om tilbudene inneholder opplysninger som du har taushetsplikt om. Eventuelle taushetsbelagte opplysninger må sladdes fra tilbudet før innsyn kan gis. Taushetsbelagte opplysninger i en offentlig anskaffelse vil typisk være opplysninger som er å regne som forretningshemmeligheter.  Av anskaffelsesforskriften § 3-6 og forvaltningslovens § 13 3. ledd følger det at taushetsplikten omfatter «opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde».

Det sentrale vurderingstemaet i denne bestemmelsen er hvorvidt opplysningen «vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde». Det er oppdragsgiver som er pålagt å vurdere hvilke opplysninger dette eventuelt gjelder. Det er likevel å anbefale å kontakte den aktuelle leverandøren og be denne om å sladde de opplysningene han mener er av konkurransemessig betydning å hemmeligholde. Selv om det er oppdragsgiven selv som faktisk avgjør dette er det av interesse for oppdragsgivers avgjørelse hva leverandøren mener. I tillegg trenger du ikke å bruke tid på å vurdere opplysninger som leverandøren selv ikke har hatt behov for å sladde. Det er også slik at en leverandør kan frita oppdragsgiver fra sin taushetsplikt om taushetsbelagte opplysninger.

Når du har mottatt sladdet tilbud fra leverandøren, må du foreta en vurdering av om de opplysningene som er sladdet faktisk er taushetsbelagte. For at en opplysning skal være «av konkurransemessig betydning å hemmeligholde» må en offentliggjøring av opplysningen kunne medføre økonomisk tap eller redusert gevinst. Er du i tvil om enkelte opplysninger virkelig har slik effekt kan du be leverandøren om en begrunnelse for sladdingen. Leverandørens begrunnelse kan være nyttig ved egen vurdering av spørsmålet.

Når du som oppdragsgiver skal vurdere om en opplysning er av «konkurransemessig betydning å hemmeligholde er tidspunktet viktig. Hvilke opplysninger som er å anse som taushetsbelagte kan endre seg over tid. Med andre ord kan en opplysning på et gitt tidspunkt være taushetsbelagt, mens samme opplysning på et senere tidspunkt ikke er taushetsbelagt. Et sentralt skille vil være før og etter at kontrakt er signert. Det vil være lettere å argumentere for at en opplysning er en konkurransemessig betydning å hemmeligholde før kontrakt er signert. På dette tidspunktet kan beslutningen om tildeling fremdeles trekkes tilbake og konkurransen kan måtte avlyses for så å bli gjennomført på nytt.

Særlig om pris

Hvorvidt pris er taushetsbelagt må vurderes konkret i hvert enkelt tilfelle. Vurderingstemaet er hvorvidt det er av konkurransemessig betydning at pris hemmeligholdes. I en konkurranse kan totalprisen bestå av en rekke priselementer. Du må da vurdere om det er taushetsplikt både for enhetspriser og for totalprisen. Kofa (Klageorgan for offentlige anskaffelser) oppsummerer sin egen praksis om spørsmålet i sak 2011/326 (premiss 33). Oppsummeringen sier at totalpriser som hovedregel ikke kan anses som forretningshemmelighet, mens enhetspriser lett vil bli ansett som forretningshemmelighet. Som redegjort for ovenfor må du ta hensyn til tidspunktet for begjæringen om innsynet. Frem til kontrakt er signert vil både priselementer og totalpris gjerne være «av konkurransemessig betydning å hemmeligholde».

Etter at kontrakt er signert kan konklusjonen om taushetsplikt være forskjellige i forhold til enhetspriser og totalpriser. En totalpris kan være så spesialtilpasset den aktuelle konkurransen at den ikke vil være relevant for senere konkurranser. Dersom en offentliggjøring av totalprisen ikke vil avsløre de ulike enhetsprisene er det vanskelig å argumentere for at totalprisen i slike tilfeller er av «konkurransemessig betydning å hemmeligholde».  En enhetspris kan imidlertid være like aktuell i en senere konkurranse, og således være «av konkurransemessig betydning å hemmeligholde» og dermed være taushetsbelagt.

Her finner du den ovenstående veiledningen på Difis nettsider