Foto Marek Levak Pexels - for nett nett.jpg
Foto: Marek Levak/Pexels
IKS-loven og koronapandemien

Interkommunale selskaper bør bruke fjernmøter

Energi | Havn | Avfall | Andre bransjer | Brann og redning

KS Bedrift anbefaler medlemmer om å avholde elektroniske møter i styrer og representantskap under koronapandemien.

KS Bedrift fått flere henvendelser fra interkommunale selskaper IKS som ønsker en vurdering av om de kan avholde styremøter og representantskapsmøter uten å møtes fysisk, gitt den situasjonen som har oppstått med koronapandemien.

Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD) har allerede klargjort i en ny midlertidig forskrift at kommuner og fylkeskommuner med hjemmel i kommuneloven § 11-7 kan avholde fjernmøter som tiltak for å hindre spredning av koronaviruset.

KS bedrift mener at situasjonen med koronaviruset, med økende grad av pålegg og restriksjoner fra myndighetene om å unngå forsamlinger og nærkontakt med andre, tilsier at også styrene og representantskapene i IKS bør kunne avvikle elektroniske møter for å hindre smittespredning. Det er imidlertid ikke klar hjemmel for dette i IKS-loven i dag.

Elektroniske styremøter i IKS er ok

KMD åpnet i et brev til KS Bedrift i 2016 likevel for en viss adgang til elektroniske styremøter når det er nødvendig.

Vi legger derfor til grunn at styrene i IKS – så lenge koronakrisen varer – kan avholde sine møter uten å møtes fysisk og kan treffe vedtak hvis de øvrige vilkårene, for eksempel om vedtaksførhet, er oppfylt.

Hva med elektroniske representantskapsmøter i IKS?

IKS-loven åpner imidlertid ikke for at møter i representantskapet kan avholdes elektronisk ved bruk av Skype, Cloudroom, telefon eller andre elektroniske løsninger – heller ikke i unntakstilfeller.

KS Bedrift mener det er uholdbart for bedriftene å måtte utsette viktige møter og nødvendige beslutninger på eiernivå på grunn av formelle hindre og formkrav, så her bør reglene i IKS-loven endres snarlig.

Det kan ikke utelukkes at den nåværende situasjonen vil vare over tid, slik at en utsettelse av representantskapsmøtene til krisen er over fremstår som et dårlig alternativ. Dette selv om fristen for å fastsette selskapets årsregnskap for 2019 ikke er før 1. mai.

Det er videre spørsmål om offentlige myndigheters tiltak etter smittevernloven ved motstrid vil gå foran annet lovverk, herunder IKS-lovens møteregler, i en unntakssituasjon som nå.

KMD vurderer utvidet adgang til fjernmøter

KS Bedrift var mandag 16. mars i kontakt med KMD vedrørende disse spørsmålene. KMD er kjent med problemstillingen og behovet for en adgang til fjernmøter for representantskapene i IKS. De vil legge ut mer informasjon om dette på sine nettsider og informere KS Bedrift så snart de har fått utredet saken. Dette vil vi deretter videreformidle straks til alle medlemsbedrifter som er organiserte som IKS.

Dersom departementet ikke kommer med en snarlig avklaring, kan det hende at selskapene i mellomtiden har presserende behov for å fatte beslutninger på representantskapsnivå.

KS Bedrift vil derfor anbefale, som det minste av flere onder, at IKS holder elektroniske møter for å sikre forsvarlig drift av selskapet, også når det gjelder møter i representantskapet.

Selskapene bør imidlertid vurdere om de kan utsette møtet før de beslutter å gjennomføre elektronisk. Hvis man mener at man ikke kan utsette møtet, bør man tenke over hvilke saker man MÅ ha vedtak på, og om det er mulig å få behandlet dem på betryggende vis. For eksempel bør det være problemfritt å få godkjent et årsregnskap elektronisk, men det kan være andre avgjørelser som bør kunne diskuteres friere, og som derfor ikke egner seg for elektronisk behandling

Det vil også variere hvor mange eiere og medlemmer det er i representantskapet. Jo flere man er, jo vanskeligere blir det å ha et fysisk møte uten å bryte restriksjoner som myndighetene har satt i forbindelse med koronapandemien.

Hvis selskapet lander på at man vil gjennomføre representantskapsmøter elektronisk, er det viktig å ivareta alle representasjonsregler så langt det går også elektronisk, slik at forankringen blir tilstrekkelig. I tillegg bør man vurdere å gå gjennom disse sakene på nytt så snart man får anledning til fysisk tilstedeværelse igjen. Og ikke minst: Man bør dokumente hvilke vurderinger som er gjort for beslutningen om å avholde elektroniske møter.

Mer informasjon

Hvis dere har behov for å drøfte spørsmålet om avholdelse og utsettelse av representantskapsmøter nærmere, ta kontakt med Elen Schmedling Gimnæs på e-post elen.gimnas@ksbedrift.no eller mobil 482 87 550.