Amy Hirschi Jaovgh5aj3e Unsplash
Foto: Unsplash

Ønsker flere digitale møter

Energi | Havn | Avfall | Andre bransjer | Brann og redning

Kommunalt eide bedrifter ønsker å gjennomføre flere møter digitalt, også etter at koronapandemien er over. Blant årsakene er betydelig reduserte kostnader. 

Det viser en undersøkelse Samfunnsbedriftene har gjennomført blant sine medlemmer.  

Over 60 bedrifter har svart på undersøkelsen, og hele 97 prosent av disse har gjennomført digitale møter de siste månedene. 

  • 87 prosent er tilfreds eller svært tilfreds med hvordan den tekniske gjennomføringen har fungert.

  • 97 prosent er tilfreds eller svært tilfreds med besparelser i tids- og ressursbruk, ikke minst fordi selskaper med flere kommuner som eiere slipper lang reisevei til de ulike møtene.

  • Over 80 prosent sier at de har redusert kostnader ved bruk av digitale fjernmøter. 59 prosent er tilfredse eller svært tilfredse med kostnadsbildet, mens 36 prosent er nøytrale.  

– Det er ikke overraskende at våre medlemmer har spart tid og penger på muligheten til å avholde digitale møter under koronaperioden. Men det er overraskende at summene er så høye. Et medlem svarer at de har spart over 235.000 kroner på gjennomføring av digitale møter i perioden mars til september, sier administrerende direktør Øivind Brevik i Samfunnsbedriftene. 

Innspill til regjeringen 

Bakgrunnen for undersøkelsen er en henvendelse fra Nærings- og fiskeridepartementet. De ønsket innspill om hvilke erfaringer medlemsbedriftene har hatt med den midlertidige muligheten for å avvike kravet om fysiske møter. Dette omfatter både styremøter, årsmøter, generalforsamlinger, representantskapsmøter, foretaksmøter, selskapsmøter og bedriftsforsamlinger. 

Regjeringen har spesielt bedt om svar på hvordan alternativer til fysiske møter har fungert, både når det gjelder tekniske løsninger, kostnader og den praktiske gjennomføringen.  

Tekniske utfordringer 

79 prosent svarer at de er tilfredse eller svært tilfredse med den praktiske gjennomføringen av møtene. Noen rapporterer imidlertid om utfordringer med lydlys, teknisk utstyr og ferdigheter.  

Dette reduserer imidlertid ikke den overordnede tilfredsheten med å kunne holde møter digitalt. 

– Hele 85 prosent sier at de er tilfredse eller svært tilfredse med muligheten til å avholde digitale møter og gjennomføringen av disse.  

– Flere bedrifter sier at de aldri har hatt så høy fremmøteprosent som ved bruk av digitale møter. Det har for eksempel vært en historisk høy deltakelse for representantskap i interkommunale selskaper (IKS)En daglig leder skriver til oss at fra å være usikker på om representantskapsmøtet i det hele tatt skulle bli vedtaksdyktig, ble det i stedet rekordoppmøte, sier Brevik. 

Kan ikke fullt ut erstatte fysiske møter 

Samtidig ønsker ikke medlemmene i Samfunnsbedriftene at elektroniske møter fullt ut skal erstatte alle fysiske møter.  

– Det er hensiktsmessig å ha denne muligheten når det er enkle eller få saker som skal behandles. Det samme gjelder tilfeller der det er vanskelig for noen eller alle å møtes fysisk, sier Brevik.  

Man ønsker derfor å beholde hovedregelen om at saksbehandling i selskapsorganene skal skje i fysiske møter og med personlig fremmøte. 

– Samfunnet og kommunikasjonsformene har imidlertid endret seg, og vi har fått digitale løsninger som legger til rette for samhandling og møtevirksomhet, og disse blir stadig bedre. En generell adgang til å avholde elektroniske møter og/eller elektronisk deltakelse i slike møter på nærmere gitte betingelser, vil gi selskapene en fleksibilitet knyttet til selskapsstyringen som de ikke har etter lovverket i dagsier Brevik. 

Han mener tilfredsheten med gjennomføring av digitale møter er et klart ønske om at foretakslovgivningen må endres permanent, slik at man også i fremtiden kan gjennomføre møter digitalt ved behov.  

Innspillene fra medlemmene våre ble oversendt Nærings- og fiskeridepartementet 8. oktober, med en klar henstilling om å endre lovverket permanent, slik at digitale møter kan benyttes ved behov.