Drift av kritiske funksjoner ved høyt personellfravær

Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DBS) har lansert en oppdatert Veileder i kontinuitetsplanlegging. Målet er å hjelpe virksomheter å sikre kritiske leveranser når kriser fører til stort personellfravær eller svikt i andre innsatsfaktorer.

– En bedre forberedt befolkning styrker hele Norges beredskap. Nå oppfordrer vi også virksomhetene til å forberede seg. Det er viktig for den enkelte bedrift, men også for kunder, brukere og hele samfunnet som er avhengig av at virksomhetene fungerer, sier justis – og beredskapsminister Astri Aas-Hansen (Ap) i en pressemelding.

Direktør Elisabeth Aarsæther i DSB mener at alle virksomheter må ha planer som tåler uforutsette hendelser, og at dette er en del av grunnberedskapen i Norge.

– For å ha et samfunn som fungerer godt i alle slags situasjoner, er det avgjørende at også virksomheter er forberedt på å håndtere kriser. En bedrift som har en plan B, gjør Norge mer robust og er med på å styrke samfunnssikkerheten, sier hun.

I veilederen peker DSB peker på at utbrudd av alvorlige smittsomme sykdommer kan gi 30–40 prosent fravær i flere uker. Også flom, skred, cyberangrep og andre hendelser kan ramme nøkkelpersonell eller forsyningskjeder.

Kontinuitetsplanlegging gir en struktur for å identifisere kritiske funksjoner, vurdere sårbarhet og etablere tiltak som holder virksomheten i drift.

Fungerende administrerende direktør Barbro Noss i Samfunnsbedriftene sier at veilederen er særlig relevant for kommunalt eide bedrifter.

– Vi har en rekke bedrifter som forvalter viktige funksjoner og kritisk infrastruktur, enten det er havner, brann- og redningstjenester, energiforsyning, avfallshåndtering eller vann og avløp. Disse tjenestene må fungere selv når store deler av arbeidsstyrken er fraværende, sier hun.

DSB understreker at kontinuitetsplanlegging må integreres i ordinær virksomhetsstyring, og at øvelser og oppdateringer er nødvendig for å sikre at planene fungerer når krisen kommer.

De anbefaler alle virksomheter om å sette av tid til å vurdere egen beredskap, og gir fem råd i dette arbeidet:

DSB har laget en egen nettside med råd om egenberedskap for virksomheter.

Krisekommunikasjon er en integrert del av veilederen. DSB understreker at god krisekommunikasjon er en forutsetning for kontinuitet. Under et utbrudd av alvorlig smittsom sykdom vil både ansatte, kunder, samarbeidspartnere og media ha stort informasjonsbehov.

Veilederen anbefaler at virksomheten på forhånd definerer målgrupper og deres informasjonsbehov, velger passende kanaler og utarbeider en krisekommunikasjonsplan som tåler redusert bemanning.

Planen bør blant annet beskrive hvordan man sikrer daglige oppdateringer til ansatte, hvordan man samordner budskap med andre aktører, og hvordan man gir klare råd til publikum for å redusere uro og uønsket atferd.

DSB fremhever prinsippene om tillit, åpenhet, aktiv informasjon, publikumsforståelse og tett samvirke mellom fagmiljøer og kommunikasjonsressurser.