Sammen om bedre anskaffelser i avfallsbransjen

Målet med samlingen var å lære av hverandre og finne konkrete grep som kan gi bedre konkurranser og bedre samarbeid. For når kommunale avfallsvirksomheter skal kjøpe inn varer og tjenester, møter de mange av de samme problemstillingene.

Hvordan gjennomfører andre markedsdialog? Hvilke krav fungerer godt? Hva kan forenkles? Og hva har andre prøvd som ikke fungerte som planlagt?

Det var nettopp slike erfaringer som stod i sentrum da Samfunnsbedriftenes nettverk for offentlige anskaffelser i avfallsbransjen møtes til samling i Oslo.

– Det sitter veldig mye kompetanse og erfaring ute hos medlemmene våre, sier næringspolitisk rådgiver Johanne Solheim i Samfunnsbedriftene Avfall og ressurs.

– Noe av det viktigste med nettverket er at vi kan lære av hverandre, også av det som har vært vanskelig. Vi trenger ikke at alle virksomhetene løser de samme problemene hver for seg.

Erfaringsdelingen tok utgangspunkt i konkrete problemstillinger virksomhetene møter i anskaffelsesarbeidet. Det ga deltakerne anledning til å diskutere egne erfaringer, løsninger og utfordringer med andre som kjenner den samme hverdagen.

Blant problemstillingene som engasjerte, var oppfølging av kjøretøysleveranser. Hva gjør man når kjøretøyene som leveres ikke er i tråd med kravene i kontrakten? Hvor tydelig skal en mindre oppdragsgiver være overfor en stor leverandør? Og hvilke virkemidler fungerer når leveransen ikke er som avtalt?

Deltakerne delte erfaringer med blant annet mottakskontroll, dagmulkt, å holde tilbake betaling og å stille tydelige krav til leverandørene.

Også miljøkrav skapte diskusjon. Når fungerer miljø best som et minimumskrav, og når bør leverandørene konkurrere på miljøprestasjon?

Et poeng som ble trukket frem, var at det gir liten effekt å bruke et forhold som tildelingskriterium dersom alle aktuelle leverandører kan levere omtrent det samme. Da kan det være mer hensiktsmessig å stille et tydelig krav.

– Medlemmene skal kunne ta med seg konkrete problemstillinger inn i nettverket og få erfaringer og innspill tilbake som de faktisk kan bruke i sitt eget arbeid, sier Solheim.

– Ambisjonen er ikke at alle skal gjøre ting likt, men vi kan bli bedre ved å lære av hvordan andre har løst de samme utfordringene.

En viktig del av samlingen var dialogen med leverandørmarkedet. Leverandørene var invitert inn for å dele sine erfaringer med offentlige konkurranser og utfordre deltakerne på hva oppdragsgiverne selv kan gjøre bedre.

Et budskap som gikk igjen, var betydningen av godt forarbeid før konkurransen kunngjøres. Markedsdialog og høring av konkurransegrunnlaget kan gi oppdragsgiver bedre kunnskap om markedet og avdekke krav som er uklare, vanskelige å oppfylle eller krevende å prise.

Dialogen handlet også om hva som gjør en konkurranse attraktiv å delta i, og hvordan oppdragsgiverne fordeler risiko mellom seg og leverandørene.

Hvor mye usikkerhet og risiko er det rimelig å legge på leverandøren? Og kan mer åpenhet og dialog i forkant bidra til at man både får flere tilbud og bedre løsninger?

Leverandørdialogen viste samtidig at tydelige krav og godt samarbeid ikke er motsetninger. Gode anskaffelser krever at oppdragsgiver kjenner behovet sitt og følger opp kontrakten, men også forstår markedet og gir leverandørene et godt grunnlag for å levere.

– Skal vi utvikle bedre anskaffelser, må vi være villige til å spørre hva vi som oppdragsgivere kan gjøre annerledes. Gode konkurranser skapes i samspillet mellom oppdragsgiver og markedet, sier Solheim.

Målet er at diskusjonene i nettverket skal ha praktisk verdi for medlemmene.
Når flere virksomheter møter de samme problemstillingene, kan det være mye å hente på å dele erfaringer fra gjennomførte konkurranser, kontraktsoppfølging og dialog med markedet.

Samlingen ga også mange ideer til temaer og problemstillinger som kan være aktuelle å arbeide videre med.

Det betyr ikke nødvendigvis at alt skal resultere i én felles løsning. Nettverket må prioritere hvor samarbeid og erfaringsdeling kan gi størst verdi.

– Nettverket blir best når deltakerne deler både det de har lykkes med og det de har strevd med. Det er ofte de helt konkrete erfaringene som er mest nyttige for andre.

– Da kan vi bygge videre på hverandres kunnskap og sammen utvikle enda bedre anskaffelsespraksis i bransjen, avslutter Solheim.