Stort potensial i kommunale innkjøpssamarbeid

70 prosent av kommunene deltar i 36 formaliserte innkjøpssamarbeid. Samfunnsbedriftene mener det må etableres flere felles innkjøpsselskaper.

Skrevet av:

Steinar Q. Andersen

Publisert:

7. mai 2021

Kommunesektoren kjøper varer og tjenester for mer enn 200 milliarder kroner hvert år. Ny rapport viser stort potensial i økt samarbeid mellom kommunene.

– Det er viktig at offentligheten har tillit til at innkjøp skjer på riktig måte, at ressursene i samfunnet benyttes mest effektivt, og at innkjøpene bidrar til et sterkt næringsliv både lokalt og regionalt, sier administrerende direktør Øivind Brevik i Samfunnsbedriftene.

En ny rapport som Oslo Economics, Inventura og NIVI Analyse har gjort på oppdrag fra Nærings- og fiskeridepartementet, anbefaler kommunene å satse på formaliserte innkjøpssamarbeid for å oppnå bedre anskaffelser.

– Vi mener kommunene i større grad bør etablere felles selskaper som kan utføre denne jobben. Det har vist seg som en veldig god løsning for mange andre kommunale tjenester, sier Brevik.

36 innkjøpssamarbeid

Våren 2019 la regjeringen frem en stortingsmelding om offentlige anskaffelser. Der ble det etterlyst mer kunnskap om samordning av kommunale og fylkeskommunale innkjøp.

Oslo Economics, Inventura og NIVI Analyse ble dermed satt til å lage rapporten «Innkjøpssamarbeid i kommunesektoren» som ble publisert i mars 2021.

Rapporten har kartlagt hvordan kommuner og fylkeskommuner organiserer samarbeid om offentlig anskaffelser. Utredningen viser at ca. 70 prosent av landets kommuner deltar i til sammen 36 formaliserte, helhetlige innkjøpssamarbeid. Disse innkjøpssamarbeidene kan være innenfor spesifikke anskaffelsesområder (for eksempel IKT), eller de kan være mer generelt innrettet.

Kun ett selskap

Halvparten av de helhetlige, formaliserte innkjøpssamarbeidene er organisert som vertskommunesamarbeid, en tredel er avtalebaserte samarbeid uten spesifisert lovhjemmel, og noen samarbeid er organisert etter den gamle kommunelovens § 27.

– Vi synes det er overraskende at bare ett innkjøpssamarbeid er organisert som selskap; Abakus AS. På stadig flere områder erfarer vi at etablering av interkommunale selskaper gir store gevinster for deltakende kommuner, sier Brevik.

Innkjøpssamarbeid over fylkesgrensene

– Regelverket for offentlige anskaffelser er omfattende og komplisert. Det krever god kompetanse og sterkt faglig fokus å velge en treffsikker innkjøpsstrategi og finne riktig anskaffelsesprosedyre. Samtidig er det store muligheter for å hente inn gevinster ved større innkjøp. Fordelen ved å opprette et AS eller IKS er nettopp at man får sterke fagmiljøer og stordriftsfordeler.

Kan koste dyrt

Rapporten «Innkjøpssamarbeid i kommunesektoren» viser at det er en del samarbeid fra sak til sak mellom kommuner, og mellom enkeltkommuner og formaliserte innkjøpssamarbeid.

– Mange mindre kommuner mangler medarbeidere som er ansatt for å håndtere den overordnede innkjøpsforvaltningen i kommunen. Noen har innkjøpsansvar bare som en liten brøk av sin stilling. Andre har kanskje en full stilling, men sitter ofte alene uten et fagmiljø å sparre med om et krevende anskaffelsesregelverk.

Brevik trekker frem flere eksempler som viser at regelverket for offentlige anskaffelser er krevende for mange kommuner.

– Dette gjelder både store og små kommuner. For eksempel risikerer Tromsø kommune millionbot etter ulovlige IT-avtaler, mens et samarbeid mellom Bodø og Røst medførte et gebyr på flere hundre tusen kroner. Også Sauda kommune har fått flere hundre tusen i gebyr for ulovlig anskaffelse av entreprenørtjenester.

– Dette er jo ikke bevisste handlinger, men mangel på kompetanse kan koste kommunene dyrt. Det bidrar heller ikke til effektiv konkurranse på leverandørsiden i regionen, sier Brevik.

Mange fordeler

Samfunnsbedriftene mener at det mange fordeler ved å opprette egne selskaper som ivaretar innkjøpssamarbeid mellom flere kommuner.

– Ved siden av sterke fagmiljøer og stor kapasitet til å håndtere innkjøp, gir det også mindre sårbarhet. Selskapet kan fungere som «innkjøpskontor» for den enkelte kommune, samtidig som det tenker på felles behov for alle i innkjøpssamarbeidet. Selskapet kan også sørge for kontraktsoppdeling og ivareta lokal konkurransedyktighet.

– Et felles kommunalt selskap gir tydelige ansvarsforhold mellom kommunene som deltar i samarbeidet, og samtidig et avklart rettslig ansvar. Vi har god erfaring med kommuner som har organisert seg til bedre tjenester gjennom selskapsetableringer, sier Brevik.

Gebyrer og korrupsjon

Han trekker også frem den åpenbare gevinsten ved å unngå store ekstrakostnader og uheldige episoder.

– Ved siden av færre gebyrer for brudd på kompliserte regler, er det god forebygging mot korrupsjon ved anskaffelser. I den ferske rapporten «Nasjonal risikovurdering – Hvitvasking og terrorfinansiering 2020» fra PST pekes det på at det er en sannsynlig fare for korrupsjon ved anskaffelser i kommunene.

– Et profesjonelt innkjøpsselskap kan ivareta hvitvaskingsregelverk og sørge for andre gode rutiner for å sikre at ikke kriminelle gis tilgang til offentlige prosjekter. PST peker på særlig bygg- og anleggsbransjen som en risiko i denne sammenhengen, sier Brevik.

– Vi er alle tjent med at innkjøp i kommunene foregår på en tillitsvekkende måte. Samfunnsbedriftene kommer gjerne med gode råd om selskapsetablering hvis kommunene ønsker å se nærmere på dette.

Les mer om

Arbeidsliv og juss

#offentlige anskaffelser

Om rapporten

Rapporten «Innkjøpssamarbeid i kommunesektoren» er laget av Oslo Economics, Inventura og NIVI Analyse på oppdrag fra Nærings- og fiskeridepartementet. Den gir anbefalinger om hvordan innkjøpssamarbeid kan føre til bedre innkjøp, gi tilgang til kompetanse for små kommuner, sikre trygge prosesser og god oppfølging av inngåtte kontrakter.

Da regjeringen la frem rapporten, påpekte de at det er et stort potensial for bedre samarbeid i kommune-Norge på dette området.

Her er noen av anbefalingene:

Små kommuner bør som hovedregel delta i formaliserte, helhetlige samarbeid.
Ved innkjøpssamarbeid bør kommunene og fylkeskommunene ha oppmerksomhet på kjente suksessfaktorer slik som felles behov og god kontraktsoppdeling.
Kommuner og fylkeskommuner bør ha tilgang til ulike typer samarbeid. Hvilke typer samarbeid som er relevante avhenger blant annet av behov, leverandørmarked og tilgang til kompetanse og kapasitet.
Nasjonale avtaler bør benyttes der dette er egnet.
Nettverks- og veiledningsaktiviteten bør økes. Det er blant annet behov for økt kunnskap om eksisterende samarbeid og nærliggende innkjøpsmiljøer og tilgang til ulike typer informasjon og veiledning.

Rapporten peker på noen viktige forutsetninger for å få til gode anskaffelser: Kapasitet, kompetanse, anskaffelsesverktøy, evne til å gjennomføre anskaffelser i henhold til egen strategi, samt godt samarbeid mellom innkjøper og behovshaver.