Omstilling i virksomheten handler ikke bare om å treffe de formelle beslutningene og gå riktig frem i tråd med jussen og avtaleverket, men også om ledelse, mennesker, roller, samspill og kommunikasjon.

Omstillingen vil formes av lokale forhold og kulturen i virksomheten, og det kreves god rolleforståelse, profesjonalitet og bidrag fra alle involverte og fra partene om man skal lykkes og komme godt i mål.

Det som kan skille en vellykket omstilling fra en krevende omstilling, er ikke bare de formelle rammene, men også kvaliteten på ledelse, relasjoner og kommunikasjon underveis.

Arbeidsgiver må i denne sammenheng anerkjenne og ta på alvor den usikkerhet og uro som kan oppstå når endringer skal gjennomføres.

Videre er det en fordel om arbeidsgiver og de som skal gjennomføre omstillingen tar høyde for det mer ikke-formelle som kan dukke opp og spille inn i prosessen underveis, blant annet rolleforståelse, utfordringer med samhandling, eller ulike former for endringsmotstand og reaksjoner.

Arbeidsgiver bør på et tidlig stadium ta eierskap til prosessen, lage en kommunikasjonsplan og våge å være klar og tydelig på omstillingens behov, mål og mulige konsekvenser og kompromisser. Dette er ikke til hinder for reelle og gode drøftinger med de tillitsvalgte.

Erfaringsmessig vil tilgjengelighet og tidlig informasjon til de ansatte for eksempel via allmøter, kunne bidra til en bedre prosess, enn å vente til alle svar foreligger eller situasjonen er fullt ut avklart (se punkt 7 i sjekklisten).

Behovet for omstilling kan ha ulike årsaker og kan oppstå både som følge av interne forhold i bedriften og av påvirkning fra omgivelser og omverden. Uansett bakgrunn og årsak er det bedriftsledelsens ansvar å fange opp endringer og identifisere behovet for omstilling.

Med bedriftsledelsen siktes det her til styret og daglig leder/ledergruppen, eventuelt disse i fellesskap. Selv om selve gjennomføringen av omstilling og endringer som regel vil utføres av den administrative ledelsen, eventuelt med ekstern bistand, bør styret alltid være godt orientert. Ved større omstillinger kan det også være aktuelt at styret har en mer aktiv rolle i prosessen.

Man bør så tidlig som mulig:

Styringsretten er arbeidsgiverens rettslige adgang til å organisere, lede, fordele og kontrollere arbeidet. Dette inkluderer også arbeidsgivers myndighet til å definere bemanningsbehovet til enhver tid, herunder ansette og/eller si opp arbeidstakere. Styringsretten er ikke lovfestet, men er basert på det over- og underordningsforholdet som følger av arbeidsavtalen, der arbeidstaker stiller sin arbeidskraft til disposisjon for arbeidsgiver. Styringsretten må utøves innenfor rammen av lover og forskrifter, og de avtaler arbeidsgiver er bundet av, særlig tariffavtaler og de individuelle arbeidsavtalene. Saker som omhandler hvor langt arbeidsgivers styringsrett strekker seg innenfor et arbeidsforhold, f.eks. om en omplassering eller en oppsigelse er saklig og gyldig, har blitt behandlet i domstolene flere ganger.

Flere endringer i en omstillingsprosess kan besluttes ensidig av arbeidsgiver fordi de anses å ligge innenfor styringsretten. Arbeidsgivers bruk av styringsretten til å gjøre slike endringer i et arbeidsforhold må alltid være saklig begrunnet og ikke mer inngripende for den ansatte enn nødvendig.

Hvor langt styringsretten strekker seg, må alltid basere seg på individuelle vurderinger for den enkelte ansatte og dennes konkrete arbeidsforhold og arbeidsavtale. Det kan ikke gjøres «generelle styringsrettsvurderinger» om hva som kan eller skal endres for flere ansatte eller en bestemt gruppe ansatte.

Enkelte av endringene i omstillingen kan også være så store for én eller flere ansatte at de sannsynligvis ligger utenfor styringsretten.

Når endringer som følge av nødvendig omstilling ligger utenfor styringsrettens grenser og arbeidsgivers alminnelige handlingsrom, må dette løses enten gjennom enighet og avtale med den enkelte ansatte, eller ved at arbeidsgiver gir en endringsoppsigelse (se punkt 2.5 nedenfor).

Arbeidsavtalen for den enkelte ansatte har som nevnt sentral betydning for hvilke endringer arbeidsgiver kan gjøre under omstilling. Arbeidsavtalen kan inneholde opplysninger om arbeidsområde, arbeidssted, lønn og andre betingelser som anses som bindende mellom partene, og som ikke kan endres ensidig av arbeidsgiver.

Hvis det står i arbeidsavtalen og det ellers går frem av omstendighetene at den ansatte er tilsatt i en «dagtidsstilling», kan ikke arbeidsgiver ensidig bestemme i kraft av styringsretten at den ansatte skal over i turnus.

Handlingsrommet for endring er derimot større der arbeidsavtalen for eksempel inneholder formuleringer som «med arbeidssted for tiden» eller «de oppgaver som til enhver tid ligger til stillingen».

Arbeidsgiver bør derfor være særlig oppmerksom på arbeidsavtalenes innhold og ordlyd ved planlagte endringer. Arbeidsavtalen må også tolkes i lys av andre relevante kilder, blant annet utlysningstekst, informasjon som ble utvekslet i intervjusituasjonen, stillingsbeskrivelse m.m.

Selv om arbeidsgiver har adgang til å beslutte en endring innenfor styringsretten og den ansattes nåværende arbeidsavtale, så må arbeidsgiver sikre at det gjennomføres en god prosess med forsvarlig saksbehandling som bygger på saklige hensyn ut fra virksomhetens behov, og som kan dokumenteres i ettertid.

Selv endringer som ligger innenfor styringsretten bør derfor som hovedregel drøftes med den ansatte før det tas en beslutning. Arbeidstaker har rett til å la seg bistå av en tillitsvalgt eller annen tillitsperson i møtet. Unntak kan tenkes for mindre endringer som ligger innenfor det arbeidsforholdet som er inngått.

For endringer innenfor styringsretten som omfatter flere, herunder en gruppe ansatte, bør det i alle tilfelle gjennomføres drøfting med de tillitsvalgte før beslutning (se punkt 3 i sjekklisten nedenfor) I en eventuell rettslig prosess vil saksbehandlingen i forkant av endringer i de ansattes arbeidsforhold være et viktig moment retten som regel vil vurdere.

Dersom endringen og omstillingen for den ansatte ligger utenfor arbeidsgivers styringsrett, for eksempel ved tildeling av helt nye typer oppgaver som innebærer en betydelig endring i stillingens innhold eller karakter, må den eventuelt gjennomføres på andre måter.

Nedenfor har vi listet opp noen endringer og tiltak som kan være relevante i omstillingssammenheng, og som kan illustrere hva som normalt kan ligge innenfor og utenfor styringsretten. Husk at endringene alltid må vurderes individuelt for den enkelte ansatte.

Før arbeidsgiver (daglig leder og/eller styret) treffer en endelig omstillingsbeslutning og igangsetter omstillingsarbeidet, må arbeidsgiver drøfte omstillingen med arbeidstakernes tillitsvalgte. Dette gjelder også i de tilfeller omstillingen allerede er besluttet av eierne/i eierorganet, eller den er resultatmessig gitt av andre og eventuelt utenforliggende årsaker. Drøftingene bør skje i møte (se ellers punkt 3 under Innledning om begrepene informasjon, drøfting og forhandling).

Drøftingsplikten fremgår både av arbeidsmiljølovens kapittel 8 og Hovedavtalen Del C § 3-1-1 og § 3-1-3 a. Den skal bidra til å sikre at de tillitsvalgte får fremme sine synspunkter og medvirke i spørsmål av betydning for arbeidstakernes arbeidsforhold. Drøftingsplikten innebærer ikke noe krav om at partene må bli enige (som i forhandlinger). Poenget er at alle relevante forhold skal på bordet og skal drøftes mellom partene.

Det fremgår ellers av Hovedavtalen Del C § 3-2 e) at «Tillitsvalgte skal informere arbeidsgiver om forhold som vil ha betydning for bedriften.» Dersom de tillitsvalgte har kunnskap om slike forhold som er relevante i en omstillingssammenheng bør dette legges frem i drøftingsmøtet.

Arbeidsgiver har ansvaret og bevisbyrden for at omstilling gjennomføres i tråd med gjeldende lov og avtaleverk. Dokumentasjon av prosess og saksbehandling underveis er derfor viktig for å vise at de arbeidsrettslige forhold for den enkelte ansatte er ivaretatt, at sentrale bestemmelser om medvirkning er fulgt og at relevante forhold er drøftet med de tillitsvalgte.

Møter med de tillitsvalgte må dokumenteres skriftlig. Dette gjelder formelle drøftingsmøter iht. Hovedavtalen Del C § 3-1-1 og § 3-1-3 a, og arbeidsmiljøloven § 8-1 og 8-2, der det i alle tilfeller skal utformes møtereferat til signering av begge parter.

Referat fra drøftingsmøter må inneholde:

1) Hjemmel i Hovedavtalen

2) Hvem som er parter og hvem som deltok på vegne av partene

3) Hva som ble drøftet – hva saken (-e) dreide seg om

4) Partenes synspunkter og hovedanførsler

5) Hva partene er enige og evt. uenige om

6) Resultat og konklusjon fra møtet

Dersom det gjennomføres andre møter med de tillitsvalgte som i hovedsak består av informasjonsutveksling og dialog, bør også disse møtene oppsummeres skriftlig med et referat, og kan deles med de tillitsvalgte i etterkant.

Det er ingen egne bestemmelser i lov eller tariffavtaler som fastsetter plikt for arbeidsgiver til å informere de ansatte i forbindelse med omstilling. Arbeidsgiver vil likevel som regel være tjent med at de ansatte får god og relevant informasjon direkte fra ledelsen både i forkant og underveis ved omstillinger av en viss størrelse. Informasjon og anledning til å stille spørsmål og evt. komme med bekymringer, kan skape økt trygghet og bedre forståelse for det som skjer. Måten det informeres på og hvor ofte, må arbeidsgiver selv ta stilling til ut fra virksomhetens størrelse og omstillingens omfang. I denne sammenheng kan det være en fordel å ha en plan for hvordan og når arbeidsgiver skal informere underveis, som også gjøres kjent for de ansatte.

Arbeidsgiver bør utarbeide en overordnet plan for gjennomføring av omstillingen fra A til Å. Dette for å sikre at omstillingen skjer i samsvar med omstillingsbehovet og innenfor relevant regel- og avtaleverk, og at prosessen ikke sporer av eller trekker unødig ut i tid. Langvarige prosesser kan få konsekvenser for de ansatte og for produktiviteten, og medføre at omstillingen blir mer ressurskrevende enn nødvendig. Planen kan i denne sammenheng fungere som et styringsverktøy for arbeidsgiver gjennom prosessen.

Planen kan utformes på mange ulike måter, og overordnet bør den dekke følgende:

Det må tas høyde for tidsmessig justeringer av planen ved behov og ved uforutsette hendelser.

Omstilling kan skape usikkerhet og motstand, særlig dersom det er snakk om større endringer og omorganisering.

Arbeidsgiver har etter arbeidsmiljøloven kapittel 4 ansvar for at både det fysiske og det psykososiale arbeidsmiljøet er fullt forsvarlig til enhver tid, og dette blir særlig viktig å passe på når bedriften er i endring og omstilling.

Ved større omstillinger kan det være aktuelt å trekke inn vernetjenesten, jfr. arbeidsmiljøloven kapittel 6.

Videre følger det forutsetningsvis av arbeidsmiljøloven kapittel 7 og av lovforarbeidene at arbeidsgiver skal involvere arbeidsmiljøutvalget (hvis bedriften har eller må ha dette, jfr. arbeidsmiljøloven § 7-1 nr. 1), blant annet ved at utvalget «må komme inn i planleggingsfasen på alle områder som har betydning for arbeidsmiljøet i virksomheten».

Bruk og involvering av vernetjenesten og AMU må ellers avpasses behovet i virksomheten ut fra omstillingens karakter og omfang. 

Omstilling kan noen ganger medføre overtallighet og behov for nedbemanning. Dette er en krevende situasjon for alle som er berørt. Arbeidsgiver har ansvaret for at prosessen går riktig for seg og er basert på saklige hensyn.

Punktene i sjekklisten over vil langt på vei ha relevans ved overtallighet og nedbemanning. Ikke minst må det brukes tid på kartlegging og vurderinger av de forhold som etter arbeidsgivers syn medfører overtallighet. Videre må arbeidsgiver tidlig gå i dialog og drøfte omstillingsbehovet, og alle relevante forhold i denne sammenheng, med de tillitsvalgte iht. Hovedavtalen Del C §3-1-1 og § 3-1-3 og arbeidsmiljøloven kapittel 8.

Dersom virksomheten har anledning til å inngå avtaler om sluttpakke eller gi annen bistand for at eventuelt overflødige ansatte kan skaffe annet/nytt arbeid, så kan dette vurderes. Arbeidsgiver må ta hensyn til risikoen for tap av kompetanse.

Ved planlagt nedbemanning i virksomheten som ikke kan løses gjennom frivillige avtaler, er det to forhold som etter sikker rettspraksis alltid skal drøftes med de tillitsvalgte før noe besluttes av arbeidsgiver. Det er fastsettelse av:

Dersom arbeidsgiver etter drøftinger med de tillitsvalgte ser at omstillingen fører til nedbemanning, og frivillige løsninger/avgang ikke er aktuelt eller kan gjennomføres, vil neste skritt være å vurdere oppsigelser.

Den utvalgskretsen og de utvalgskriteriene som ble drøftet med de tillitsvalgte må da legges til grunn som bindende for arbeidsgivers videre arbeid. Ellers må man følge de alminnelige reglene for opphør av arbeidsforhold etter arbeidsmiljøloven kapittel 15, eventuelt også reglene om enkeltvedtak etter forvaltningsloven kapittel IV og V.

Det anbefales at bedriften søker juridisk bistand på et tidlig tidspunkt når omstilling medfører overtallighet og behov for nedbemanning.

Arbeidsgiver har som nevnt ansvaret for at omstillingen gjennomføres i henhold til overordnede beslutninger og etter fastsatt tidsplan. Det er også arbeidsgiver som har ansvaret for at bestemmelser i lov og avtaleverk om medvirkning og drøfting med arbeidstakernes tillitsvalgte ivaretas gjennom omstillingsarbeidet og på riktige tidspunkter.

Ved omstilling i en kommunalt eid bedrift står Hovedavtalen Del C § 3-1 og § 3-2 sentralt. Videre fastsetter arbeidsmiljøloven kapittel 8 også regler om informasjon og plikt til drøfting med tillitsvalgte.

Det sentrale å huske i partssamarbeidet ved omstilling er at:

Selv om det ikke er noe krav, kan det være hensiktsmessig at omstillingen evalueres i etterkant for å dra lærdom av prosessen.

Arbeidsgiver står fritt når det gjelder metode for evaluering og hvor omfattende den skal være. De ansatte og tillitsvalgte bør få mulighet til å komme med sine synspunkter og erfaringer etter at ny organisasjon har satt seg, eller i rimelig tid etter at omstillingen er sluttført.

Evalueringen kan gjelde både måten omstillingen er blitt gjennomført på og hvorvidt/hvordan «den nye» organisasjonen fungerer. Et sentralt poeng er finne ut om målene for omstillingen synes å være oppnådd.

Resultater og svar fra evalueringen bør legges frem for og behandles i styret i virksomheten, og eventuelt følges opp med tiltak etter behov. Læringspunkter bør dokumenteres for senere omstilling.