Rigid «arkivplikt» må ikke få svekke selskapenes effektivitet

I NOU 2019: 9 ble det foreslått at arkivloven skulle ha samme virkeområde som offentleglova. Da måtte svært mange av våre medlemsbedrifter, og alle IKS, følge arkivloven. I tillegg skulle reglene skjerpes.

Samfunnsbedriftene var kritiske til dette forslaget av flere grunner. En plikt til å føre arkiv ville gi en stor merkostnad for mange av disse selskapene, blant annet med tanke på systemer, administrasjon og kompetanse. Dessuten blir mye av den viktigste dokumentasjonen bevart hos eierkommunene, eller ivaretatt på en annen egnet måte.

For selskap som er selvstendige rettssubjekt, bør det derfor være innholdet i dokumentasjonen, og ikke organisasjonsformen, som avgjør om man må følge arkivloven eller ei.

Samfunnsbedriftene oppfatter forslaget slik at kommunale selskaper som AS, IKS eller SA kan bli omfattet av hele eller deler av arkivloven. Det vil gjelde i følgende tilfeller:

I vårt høringssvar påpeker vi at eierkommunene allerede bevarer mye av den relevante selskapsdokumentasjonen, i tråd med annet regelverk.

Det er viktig å ikke svekke kommunens mulighet til å organisere tjenestene sine på en effektiv måte ved å pålegge selskapene for mange oppgaver. Mange mindre kommuner har behov for å utføre deler av sine tjenester ved interkommunale samarbeid.

Det er alt flere småkommuner som har utfordringer med å skaffe arkivfaglig kompetanse. Og dette problemet vill trolig øke.

Arkivplikt bør på denne bakgrunn kun innføres for kommunale selskaper dersom det gir en dokumentasjonsmessig merverdi.

I vårt høringssvar tar vi også til orde for å vurdere om kommuner skal kunne gi interkommunale arkivselskap rett til å treffe vedtak om innsyn i deponert kommunalt arkivmateriale.