Det finnes nå nær 230 interkommunale selskaper i Norge. IKS er en svært populær driftsform for kommuner rundt omkring. 

I samarbeide med selskapet Orgbrain har Samfunnsbedriftene derfor laget en veileder for styrene i interkommunale selskaper.

For ved siden av representantskapet og administrasjonen, utgjør disse styrene en grunnleggende del av «treenigheten» som styrer selskapet. Så her er rolleforståelsen viktig.

Det følger et betydelig ansvar av å sitte i styret for et IKS. Gjennom forsvarlig organisering, realistiske planer og tett oppfølging av virksomhetens drift, skal styret sørge for at selskapet når sine mål innenfor lovens rammer.

Veilederen for styrearbeid (se faktaboks) gir en god oversikt over det mest relevante regelverket som et IKS-styre må forholde seg til. I tillegg inneholder den anbefalinger om hvordan et styre bør jobbe. Veilederen tar blant annet for seg:

Saksbehandlingsregler for effektivt styrearbeid

– Vi er svært fornøyde med å kunne tilby denne veilederen gratis til alle som vil bruke den, sier juridisk direktør Agnete B. Sommerset i Samfunnsbedriftene.

– Det er vanskelig å overvurdere betydningen av et velfungerende og kompetent styre som forstår sin rolle og leverer på alle sine oppgaver.

– Jeg er overbevist om at denne veilederen vil kunne bidra til å styrke det viktige arbeidet som ulike IKS-styrer gjør rundt omkring i Norge.

– Vi er godt fornøyde med e-boken vi har tatt frem i fellesskap, og synes vårt felles webinar den 8. mai med 250 deltagere var en god «kickoff» på samarbeidet, sier administrerende direktør Thomas Evensen i Orgbrain.

– Vårt ønske om å levere en god løsning for interkommunale selskaper gjorde det naturlig for oss å søke et samarbeid med Samfunnsbedriftene.

Gjennom en egen avtale får medlemmer av Samfunnsbedriftene minst 15 prosent rabatt på styreportalen til Orgbrain. Det norske selskapet har spesialisert seg på digitale løsninger for et enklere og mer effektivt styrearbeid. De har mange fornøyde kunder.

– Våre medlemmer er omfattet av mye lovverk som stiller krav til dokumentasjon og å ivareta taushetsplikt. En styreportal vil sikre at selskapet har kontroll med styrepapirer og hvem som har tilgang til disse til enhver tid, sier administrerende direktør Brevik i Samfunnsbedriftene.

– Vår styreportal har funksjonalitet som tilpasser seg dynamisk til alle organisasjonsformer, avslutter Evensen. 

I samarbeid med Samfunnsbedriftene har Orgbrain laget en veileder om styrearbeid i interkommunale skaper (IKS).

Veilederen skal gi styremedlemmer, styrekandidater og andre interesserte en tydelig og praktisk forståelse av styrearbeid i interkommunale selskaper.

  Godt styrearbeid i interkommunale selskaper (IKS) – en praktisk guide

Gjennom en avtale med Samfunnsbedriftene tilbyr Orgbrain også en styreportal til nedsatt pris. 

Styreportalen er relevant for alle organisasjonsformer, det vil si AS, IKS og andre organisasjonsformer. 

Portalen skal effektivisere og profesjonalisere styrearbeidet. Alt samles på ett sted, med én innlogging.

Styreveileder for IKS

Godt styrearbeid i interkommunale selskaper (IKS) – en praktisk guide

– Vi i Samfunnsbedriftene er veldig fornøyd med å kunne tilby våre medlemmer et godt verktøy for ryddig og trygt styrearbeid, til en rimelig pris, sier administrerende direktør Øivind Brevik.

Samfunnsbedriftene har nå signert en samarbeidsavtale med Orgbrain. De leverer en digital styreportal som er særskilt tilpasset AS, IKS og andre organisasjonsformer.

Målet er å gjøre styrearbeid enklere, tryggere og mer effektivt. Det omfatter også at man overholder relevante lover og følger beste praksis, blant annet innen digital sikkerhet.

– Våre medlemmer er omfattet av mye lovverk som stiller krav til dokumentasjon og ivaretakelse av taushetsplikt. En styreportal vil sikre at selskapet har kontroll med styrepapirer og hvem som har tilgang til disse til enhver tid, sier Brevik.

Orgbrains system håndterer møteforberedelser, gjennomføring og oppfølging av styremøter og generalforsamlinger, og samler alt som styret trenger på ett sted.

Løsningen gjør det enklere å administrere styrearbeid og overholde frister. Det skal også sikre trygg håndtering av dokumenter, gi god dokumentasjon på styrearbeidet og fremme ryddig drift.

– Vår styreportal har funksjonalitet som tilpasser seg dynamisk til alle organisasjonsformer, påpeker administrerende direktør Thomas Evensen i Orgbrain.

– Vi er godt fornøyde med e-boken vi har tatt frem i fellesskap, og synes vårt felles webinar den 8. mai med 250 deltagere var en god «kickoff» på samarbeidet.

For å lese denne veilederen om styrearbeid i interkommunale selskaper (IKS), se faktaboks. 

– Vi har inngått en god avtale med Samfunnsbedriftene, og vil være klare for dialog med medlemsbedriftene om hvordan vår styreportal kan være et godt verktøy i deres hverdag.

– Dessverre utgjør hackere en voksende sikkerhetstrussel for oss alle. Derfor er det et viktig poeng at styreportalen også vil gjøre selskapene gode på digital sikkerhet når det gjelder styrearbeidet, avslutter Brevik.

Avtalen som er inngått gir medlemmer av Samfunnsbedriftene en rabatt på minimum 15 prosent.

 tilbyr programvare for styrearbeid. Det er et norsk selskap som ble stiftet i 2017.

Orgbrain leverer en komplett løsning, som skal effektivisere og profesjonalisere styrearbeidet.

Målet er å gjøre styrearbeid enklere, tryggere og mer effektivt – i tråd med både lovverket og beste praksis.

Programvaren samler alt på ett sted, med én innlogging.

Samfunnsbedriftene har inngått en avtale med OrgBrain. Avtalen gir medlemmer av Samfunnsbedriftene en rabatt på minimum 15 prosent.

Orgbrain kan gjøre styret ditt bedre

Medlemstilbud om smart styreportal  

– Våre virksomheter leverer kjernetjenester til innbyggere og næringsliv i lokalsamfunn over hele Norge, sier administrerende direktør Øivind Brevik i Samfunnsbedriftene.

– De sikrer beredskapen, fremmer det grønne skiftet og utvikler lokal kompetanse. Dersom du har lyst til å bidra til dette, bør du vurdere å ta et verv i våre styrende organer.

Som medlem av Samfunnsbedriftenes styre får du muligheten til å være med og forme organisasjonens interessepolitikk og arbeidsgiverpolitikk og delta i viktige beslutningsprosesser og samarbeide med kollegaer fra hele landet.

. Som medlem av et av disse bransjestyrene, får du være med på å forme fremtiden for din bransje.

Dersom du, eller noen du kjenner, kunne være en god kandidat, ta kontakt med lederen for en av de ovennevnte valgkomiteene innen 

De enkelte styrene har normalt fem møter i året, hvorav to er digitale. Enkelte møter blir lagt i forbindelse med andre tilstelninger, noe som gir en effektiv og fleksibel arbeidsform. Arbeidet er ikke overveldende, men gir stor mulighet til å bidra i viktige saker.

Med en valgperiode på to år, er flere av dagens styremedlemmer på valg i år. I tillegg skal det sikres at hvert kjønn er representert med minst 40 prosent i styret, i tråd med vedtektene.

For å spille inn kandidater til bransjestyret for 

(Norske Havner har nylig valgt sitt nye styre.)

Benytt gjerne denne unik muligheten til å påvirke rammevilkårene for virksomheter i kommunalt eie over hele Norge!

Dette er Samfunnsbedriftenes hovedstyre som ble valgt på årsmøtet i 2024:

, Barentssekretariatet IKS (på valg i 2026)

, Øvre Romerike Brann og redning IKS (på valg i 2025)

Vil du ha et styreverv i Samfunnsbedriftene?

Valgkomiteen ønsker innspill:

På styremedlemmene hviler det et personlig, rettslig ansvar for feil som begås av styret. Det rettslige ansvaret måles opp mot plikter og myndighet som ligger til styret. Det er vanlig å snakke om at styret for en virksomhet har et tredelt ansvar. Det omtales som forvaltningsansvaret, tilsynsansvaret og opplysningsplikter.

For aksjeselskaper går dette ansvaret fram av aksjeloven § 17-1, og for samvirkeforetak av samvirkelova § 153. For interkommunale selskaper ble dette ansvaret tydeliggjort ved endringer i IKS-loven i fjor, se § 13 om styrets myndighet og § 38 om erstatningsansvaret.

Styrer i kommunale foretak og styrer i andre organisasjonsformer etter kommuneloven som er selvstendige rettssubjekter, vil kunne bli erstatningsansvarlige etter det ulovfestede erstatningsansvaret som gjelder (det såkalte «culpa-ansvaret»).

– Styreansvaret gjelder styret som organ, men det gjøres også en individuell vurdering av den enkeltes aktivitet og utviste «skyld» for feilen som har skjedd i styret, sier Agnete B. Sommerset.

– Ansvaret er også solidarisk, dvs. at en som får krav på erstatning kan gå på det styremedlemmet man ønsker for å få dekning. Så er det opp til det styremedlemmet som har betalt erstatningskravet, å kreve tilbake fra de andre medlemmene. I praksis kan dette være belastende for velstående styremedlemmer, siden kreditorer først vil gå på dem det er enklest å få dekning hos.

For at man skal bli erstatningsansvarlig må det foreligge skyld, et økonomisk tap og en årsakssammenheng mellom disse to (skyld og tap). Det må altså være noe å bebreide styret / styremedlemmet for, og den handlingen eller unnlatelsen må ha ført til et tap på noen sin hånd (eieres, selskapets, kreditorers, andres hånd).

– Når man snakker om «skyld» og «bebreidelse», så ligger det i dette at man må ha opptrådt uaktsomt, altså mot bedre vitende, eller forsettlig, altså med vitende og vilje. Ordinær forretningsmessig risiko kan man ikke bebreide styret for selv om det i ettertid viser seg at beslutningen var tapsbringende, sier Sommerset.

Forsikringsselskapet AIG har gjort undersøkelser om hva som er de mest vanlige feilene som styrer begår, og det er følgende:

Informerer ikke kredittleverandører og långivere om svak økonomi.

Manglende styring og kontroll av selskapet.

Begjærer oppbud for sent, det vil si drifter selskapet på kreditors regning (dette gjelder bare AS).

For IKS vil en unnlatelse av å oppfylle styrets strenge handlings- og opplysningsplikt etter IKS-loven § 19 andre ledd ved vesentlige avvik fra budsjettet og § 24 ved betalingsvansker, være en åpenbar ansvarsbetingende handling for styret.

Styreansvarsforsikring tilbys av flere forsikringsselskaper, for eksempel Gjensidige, AIG, Storebrand, If, Tryg m.fl. Det kan tegnes en styreansvarsforsikring på selskapsnivå, men det er også mulig å tegne en individuell styreforsikring for egne styreverv (dersom selskapet beslutter å ikke tegne slik forsikring for styret som sådan).

– Fordelen med styreansvarsforsikring er at man unngår å eksponere sin private formue, og man kan få hjelp til å dekke saksomkostninger/advokatkostnader/få rettshjelp ved søksmål m.m.

– Det er viktig å merke seg at man aldri kan forsikre seg mot konsekvenser av forsettlige handlinger. Noen forsikringsselskaper mener at de gir god dekning også mot uaktsomhet, men det er viktig å lese alt som står med liten skrift nøye før man lener seg på det. En forsikring er altså ingen «sovepute» for styremedlemmene, sier Sommerset.

Prisen på en styreforsikring avhenger av individuelle forhold ved selskapet: Hvilken sektor man opererer i, om det er risikoutsatt virksomhet, størrelsen på omsetningen til selskapet, styrets sammensetning og hvilke markeder man opererer i (også geografisk).

– Undersøkelser viser at en mellomstor norsk virksomhet kan ha en premie på mellom 1.500 og 3.000 kroner årlig per million kroner i dekning. Altså vil et normalt norsk aksjeselskap betale mellom 10 – 20.000 kroner per år. Det anbefales at man henter inn tilbud fra minst tre tilbydere og sammenligner dem før dere kjøper en slik forsikring, sier Sommerset.

Hun sier at en individuell styreansvarsforsikring vil typisk koste omtrent halvparten i årlig sum, men det kan avhenge av om man har flere styreverv og forsikringsselskapenes evaluering av risikoen i og med disse virksomhetene.

– Når vi holder styrekurs, anbefaler vi våre medlemmer å tegne styreansvarsforsikring. Vi har sett eksempler på at det begås ansvarsbetingende feil i styrer, som påfører andre tap. I selskaper hvor deltakerne/eierne har ubegrenset ansvar for selskapets forpliktelser, vil man dessuten kunne tenke seg at det vil bli viktig for stadig mer økonomisk pressede kommuner å forsøke å få dekning for tapet sitt hos styremedlemmer i etterkant, sier Sommerset.

Trenger du styreforsikring?

– Samfunnsbedriftene og mange av våre IKS-medlemmer har engasjert seg og brukt mye tid på denne saken i 2022 og 2023. Særlig gjelder dette forslagene til nye bestemmelser om møteoffentlighet i IKS, sier Gimnæs. 

Stortinget vedtok de foreslåtte endringene i loven 23. mai, og de ble sanksjonert i statsråd 2. juni. 

Lov om endringer i lov interkommunale selskaper 

– Etter lovendringen vil nå møter i representantskapene være åpne. Dette styrker allmennhetens mulighet til å følge sakene i selskapet. For IKS-modellen mener vi dette er et skritt i riktig retning.

– Samtidig er vi glade for at det opprinnelige forslaget om lovfestet krav til åpne styremøter ikke er tatt med videre. IKS-loven legger dermed til rette for at styrene som ikke-politiske selskapsorganer der styremedlemmene har et personlig ansvar for beslutningene som tas, fortsatt skal kunne drøfte og behandle sakene uten krav til møteoffentlighet, sier Gimnæs.

Les også: Ikke krav til åpne styremøter

– Styret vil som kollegialt organ og ledergruppe kunne drøfte sine saker uforstyrret og slik at bredden i argumenter og ulike hensyn som er relevante skal kunne avveies i møtet, uten risiko for at uttalelser tas ut av sin sammenheng. I styret er det selskapets egne interesser som skal ivaretas, og andre interesser skal holdes utenfor.

Elen Schmedling Gimnæs understreker at det er positivt og svært viktig at IKS som kommunalt eide selskaper med ansvar for felles oppgaver generelt praktiserer åpenhet for hele sin virksomhet, såfremt det er rettslig anledning til det. 

– Generell åpenhet rundt alle saker i selskapet, også krevende og vanskelige saker som er, skal, eller har vært til behandling i styret, kan ha betydning for selskapets tillit og omdømme, og ha en demokratisk merverdi. 

– Det er mulig å bidra til større grad av åpenhet uten at selve styremøtene holdes for åpne dører, for eksempel ved at selskapet har gode rutiner for å gjøre offentlig tilgengelig møteinnkallingene, sakslister og styreprotokoller. Styreleder kan på vegne av styret også orientere utad og uttale seg generelt om saker som berører styrets ansvar i selskapsstyringen, sier Gimnæs.

IKS-loven er endret på flere punkter og her følger en kort oversikt over de viktigste endringene:

​I alle IKS som omfattes av offentlighetsloven, må representantskapet følge kommunelovens møtebestemmelser for folkevalgte organer, og holde sine møter for åpne dører. Skal møtet lukkes, krever det lukkingsgrunn og lovhjemmel.

Styrene i IKS kan derimot avholde sine møter som i dag, som i AS og andre kommunalt eide selskaper. Det vanlige er at styremøtene holdes for lukkede dører.

Harmonisere IKS-lovens økonomibestemmelser med kommuneloven av 2018.

Endringer i mange økonomibestemmelser av språklig og redaksjonell karakter.

Nye frister for årsregnskapet, årsberetningen og revisjonsberetning.

Ny forskrift om økonomiplan, årsbudsjett, årsregnskap og årsmelding for IKS (erstatter nåværende).

Representantskapet kan bestemme antall styremedlemmer innen et fastsatt intervall i selskapsavtalen.

Minst to varamedlemmer for hvert faste medlem til representantskapet.

Valg til representantskapet kan avgjøres ved avtalevalg i kommunestyret.

Representantskapet fastsetter selv godtgjørelse til sin leder og nestleder. Den delen som utgjør lederoppgaver skal betales av IKS-et selv.

Presisering og tydeliggjøring i IKS-loven av styrets myndighet og ansvar i selskapsstyringen, herunder ansvaret for å følge opp økonomien.

Krav om statlig godkjenning av oppløsningen av et IKS opphører.

Staten kan heller ikke pålegge videreføring av IKS-samarbeidet.

Staten skal ikke kunne vurdere saken dersom en eier i IKS blir utelukket (sagt opp) av de øvrige eiere.

– Samfunnsbedriftene mener at IKS-loven etter lovendringene fortsatt vil være en velregulert modell for interkommunalt samarbeid om felles oppgaver. Loven beholder en rimelig og god balanse mellom hensynet til politisk eierstyring og selskapets behov for selvstendighet, sier Gimnæs.

Selv om de fleste endringene vil tre i kraft 1. januar 2024, er det som nevnt enkelte endringer som trer i kraft allerede om en snau måned. Det gjelder endringene i reglene om valg av representantskapsmedlemmer (avtalevalg og krav til antall varamedlemmer) og reglene om å redusere statens rolle i selskapene. 

Det betyr at kommunestyrene kan benytte seg av avtalevalg ved valg av representantskapsmedlemmer til interkommunale selskap kommende høst, og at kommunestyrene skal sørge for at det velges minst to varamedlemmer for hvert faste medlem i representantskapet.

At endringene i økonomireglene vil tre i kraft ved årsskiftet betyr at selskapene må utforme kommende års budsjett i samsvar med reglene som vil gjelde fra årsskiftet. 

Representantskap i IKS må sørge for at de fra årsskiftet kan ha åpne møter, sørge for kunngjøring av møter og tilgjengeliggjøring av møtedokumenter.

– Hvis noen medlemmer har spørsmål om endringene, er det bare å ta kontakt med oss, sier Gimnæs.

Endringsloven §§ 6 første ledd fjerde punktum, 6 andre ledd, 30, 31, 32 og 33.

Endringsloven §§ 4, 6 første ledd sjette punktum, 7, 8 a, 9, 9 a, 10, 12, 13, 15, 18, 19, 20, 22, 22 a, 22 b, 27, 40 og 41.

Stortinget vedtok endringer i IKS-loven

– Samfunnsbedriftene er glade for at innspillene fra de interkommunale selskapene ble hørt på dette punktet, og dette viser at selskapenes engasjement og synspunkter teller, sier juridisk direktør Agnete Sommerset i Samfunnsbedriftene.

– Styret i et interkommunalt selskap etter IKS-loven er et upolitisk selskapsorgan som kun skal arbeide for selskapets interesser, og IKS-styret bør ha de samme rammevilkårene for sitt arbeid som styrene i andre selskapsformer.

Etter at det ble gjennomført høring av endringer i IKS-loven i 2022, har Kommunal- og distriktsdepartementet (KDD) nå utarbeidet en lovproposisjon til Stortinget med forslag til endringer i IKS-loven. 

Der foreslås det at alle IKS som er omfattet av offentlighetsloven skal ha åpne møter i representantskapet, men man går ikke videre med forslaget om krav til åpne styremøter.

Når representantskapet underlegges krav til møteoffentlighet i samsvar med kommuneloven, innebærer dette samtidig krav til å gjøre innkallingen og sakslisten tilgjengelig, kunngjøring av møtet, krav til føring og offentliggjøring av møtebok/protokoller, samt lyd- og billedopptak. Møtet må også som hovedregel finne sted i lokaler som kan være åpne for allmennheten.

Med krav til møteoffentlighet har representantskapet også plikt til å lukke møtet når det skal behandle en sak som gjelder tjenstlige forhold for en arbeidstaker, eller en sak som inneholder opplysninger underlagt lovbestemt taushetsplikt. 

Møtet kan også lukkes dersom hensynet til personvernet krever det eller hensynet til tungtveiende offentlige interesser tilsier det. Representantskapet må på denne bakgrunn ha god kunnskap om de lovfestede lukkingsgrunnene.

KDD går også videre med forslagene om å harmonisere IKS-lovens økonomibestemmelser med tilsvarende bestemmelser i kommuneloven. Forslagene medfører blant annet:

Grunnleggende krav til innholdet i økonomiplanen og årsbudsjettet for å sikre samsvar med det som gjelder for kommunene.

IKS skal som utgangspunkt utarbeide årsregnskap og årsmelding etter regnskapsloven, men kan vedtas at regnskapet og årsmeldingen i stedet skal utarbeides etter kommuneloven.

Fristene for behandling og avleggelse av regnskapet vil utvides noe. Daglig leder skal utarbeide årsregnskapet senest 22. februar, styret skal behandle og avlegge årsregnskapet og årsmeldingen senest 31. mars, fristen for revisor skal være 15. mai, mens representantskapet skal fastsette årsregnskapet og årsmeldingen senest 30. juni. 

Krav om budsjettbalanse. Det kan kun budsjetteres med underskudd (negativt resultat) dersom selskapet har nok egenkapital til å dekke dette underskuddet.

Krav til selskapet om rask inndekning (2 år) ved negativ egenkapital, uten at det medfører innskuddsplikt for eierkommunene etter IKS-loven § 5.

Krav til minste årlige avdrag på lån i samsvar med reglene i kommuneloven.

Videre går blant annet følgende lovendringer frem av lovproposisjonen: 

Styreansvaret i IKS presiseres og tydeliggjøres etter mønster fra aksjeloven.

Det klargjøres at alle som arbeider i eller utfører tjeneste for et IKS er omfattet av forvaltningslovens regler om taushetsplikt.

Eierkommunene skal i selskapsavtalen fastsette et intervall for antallet styremedlemmer, og representantskapet avgjør selv innenfor dette intervallet hvor mange og hvem som til enhver tid skal sitte i styret.

Statens rolle i saker om uttreden, utelukkelse og avvikling av IKS reduseres. Dette skal deltakerkommune avgjøre på egen hånd.

Lovproposisjonen skal behandles i Stortinget. Dette vil trolig skje før sommeren, og Samfunnsbedriftene vil følge opp saken videre overfor Stortinget. Først etter at Stortinget har behandlet saken og truffet vedtak, blir det det klart hvordan lovendringene blir og når de trer i kraft.

Samfunnsbedriftene setter stor pris på at IKS-ene setter seg inn i forslagene og eventuelt tar kontakt med advokat 

 dersom dere ser utforinger ved forslagene som bør tas med i det videre arbeidet.

Endringer i lov om interkommunale selskaper (regjeringen.no)

Samfunnsbedriftenes innspill til høringen av IKS-loven i 2022

Ikke krav til åpne styremøter

Endringer i IKS-loven:

I løpet av kurset vil de ta for seg spørsmål som:

Hva er de vanligste selskapsformer for kommunalt eide selskaper?

Hvordan skal styret settes sammen på best mulig måte?

Har det ansattevalgte styremedlemmet noen særlig rolle?

Hva er de viktigste oppgavene for et styre?

Hvordan skape best mulig forhold mellom daglig leder og styret som arbeidsgiver?

Kan styremedlemmer bli personlig erstatningsansvarlige? 

Hvilke regler gjelder for habilitet i et styre?

Har det noen betydning om jeg også sitter i kommunestyret?

Dersom din bedrift ønsker et styrekurs, ta kontakt med juridisk direktør Agnete Sommerset - kontaktinformasjon til høyre. 

Styrekurs

Før man kan si noe om innsyn i selve styresakene, er det nødvendig å vurdere om selskapet som sådan er omfattet av 

Deretter, om man kommer til at selskapet er omfattet av offentleglova, må det vurderes om dokumenter som utarbeides til styret også er offentlige. Slike dokumenter kan være innkallinger og sakslister til styremøter, protokoller og underliggende dokumenter (rapporter, notater osv).

I tillegg kommer spørsmålet om selve styremøtene og diskusjonene som foregår der, er åpne.

Offentleglova gjelder kun for selskaper som er helt eller delvis eid av det offentlige (her kommuner). Aksjeselskap som bare har private eiere er ikke er omfattet av offentleglova. For slike selskaper er verken styreprotokoller, innkallinger eller andre sakspapir til styremøter offentlige. Styremøtene er lukkede møter hvor kun styremedlemmer, daglig leder og eventuelle andre særlig inviterte har adgang.

For selskaper som helt eller delvis er eid av kommunen må man ta utgangspunkt i 

. Denne bestemmelsen sier hvilke vurderinger som må gjøres for å vurdere om et selskap med kommunalt eierskap er omfattet av loven, uavhengig av om det er et aksjeselskap, interkommunalt selskap (IKS) eller en annen selskapsform. Bokstav c) regulerer andelen av eierskapet, mens bokstav d) omhandler retten til å velge personer med stemmerett i selskapets høyeste organ.

Bokstav c) sjølvstendige rettssubjekt der stat, fylkeskommune eller kommune direkte eller indirekte har ein eigardel som gir meir enn halvparten av røystene i det øvste organet i rettssubjektet.

Bokstav d) sjølvstendige rettssubjekt der stat, fylkeskommune eller kommune direkte eller indirekte har rett til å velje meir enn halvparten av medlemmene med røysterett i det øvste organet i rettssubjektet.»

I tilfeller der flere kommuner ikke hver for seg har kontrollerende eierandel, men til sammen har tilsvarende eierandel, vil loven gjelde for det aktuelle selskapet. Det samme gjelder for retten til å velge personer med stemmerett i selskapets høyeste organ. Det avgjørende er altså om det offentlige samlet har slik bestemmende innflytelse på selskapet.

Opplysninger som trengs for å gjøre denne vurderingen vil man blant annet kunne finne i vedtekter eller selskapsavtale osv. Lovgivers hensikt har vært at selvstendige rettssubjekt hvor kommunen har stor påvirkning skal være omfattet av offentlighetsloven.

Selv om man skulle komme til at selskapet er omfattet av offentleglova etter § 2 første ledd, kan det likevel være slik at selskapet er omfattet av unntaket i andre ledd. Andre ledd sier at loven ikke gjelder for selskaper som «hovudsakleg driv næring i direkte konkurranse med og på same vilkår som private».

Både for første og andre ledd må det gjøres en konkret gjennomgang av det enkelte selskap. Dette kan være vanskelige og til dels skjønnsmessige vurderinger, hvor både selve virksomheten/driften og markedet man opererer i, må vurderes opp mot lovens kriterier. Hva som skal til for at en virksomhet kan sies å drive «næring» beror på virksomhetens formål og karakter, om virksomheten er egnet til å gå med overskudd mv. Som oftest, men ikke alltid, vil svaret gi seg selv.

Det avgjørende er om virksomheten samlet sett kan sies «hovudsakleg» å drive næringsvirksomhet i direkte konkurranse med private. Over halvparten av virksomheten må i alle fall drive slik næringsvirksomhet. Til sist er det et vilkår at virksomheten må drives på samme vilkår som for konkurrentene.

Dersom vurderingen konkluderer med at selskapet er underlagt loven, innebærer dette at offentleglovas bestemmelser gjelder fullt ut for all virksomhet i selskapet. Den motsatte konklusjon - at selskapet ikke er underlagt loven - vil tilsvarende innebære at hele virksomheten er unntatt offentlighet.

Hvilke regler gjelder for innsyn i styrets arbeid?

. Styremøtene er kun ment for styrets medlemmer, daglig leder og eventuelle andre særlig inviterte, og er som hovedregel ikke åpne for offentligheten.

En av styrets viktigste oppgaver er å sørge for utvikling og drift av selskapet, innenfor de rammer som eierne har gitt i vedtekter, eiermeldinger osv. Da er det viktig at styret får ha frie diskusjoner og kan legge strategier og planer for videre utvikling for selskapet uten at styremedlemmene behøver å «veie sine ord» og uten å være redde for at konkurrenter skal få innsyn i selskapets strategier. Dersom ansatte, offentligheten, lokalaviser eller andre har behov for mer informasjon i en sak styret har behandlet vil det være naturlig at styret vurderer dette, og at styrets leder eller daglig leder informerer – ikke det enkelte styremedlem.

Unntak gjelder for kommunale foretak (KF) hvor det har kommet en lovendring i kommuneloven som gjør at hovedregelen for KF er åpne styremøter, 

. Dette er begrunnet i at KF ikke er et selvstendig rettssubjekt og dermed er en del av kommunen som sådan, på linje med et 

 utarbeidet for styrets arbeid, er det ikke noe eget unntak i offentleglova for dette. Typiske styredokumenter vil være innkallinger til styremøtene, protokoller, rapporter, notater og annet underlagsmateriale styret har behov for i sitt arbeid.

Det vil likevel ofte være behov for å beskytte deler av den forretningsmessige driften av selskapet fra innsyn. Dette kan for eksempel være strategidokumenter, taktiske vurderinger, forretningsplaner og andre dokumenter det ikke er ønskelig at andre eller konkurrenter får innsyn i. Offentleglova har derfor bestemmelser som kan beskytte slike dokumenter og vurderinger i blant annet 

§ 13 om taushetsplikt for næringsopplysninger av konkurransemessig betydning

§ 23 om hensynet til beskyttelse av forhandlingsposisjon

§ 15 om dokumenter innhentet utenfra for den interne saksforberedelsen

 kan også være aktuelle bestemmelser for unntak.

Får man en begjæring om innsyn i et styredokument må man på bakgrunn av disse unntaksbestemmelsene gjøre en konkret vurdering av om opplysningene i det aktuelle styredokumentet er av en slik art at de skal unntas offentlighet. Det må foretas en konkret vurdering av hvert enkelt dokument og opplysning. Dersom opplysningene ikke kan gis ut må de «sladdes» bort før man eventuelt gir ut deler av protokollen eller andre styredokumenter ved en innsynsbegjæring.

En del selskaper praktiserer meroffentlighet og åpenhet ved at de rutinemessig legger innkallinger og protokoller på sine hjemmesider. Mange har bestemmelser i selskapsavtale og vedtekter og noen selskaper har også bestemmelser i styreinstruksen som sier noe om hvordan dette skal være i selskapet. Dokumentene blir også offentlige i det de sendes ut av selskapet til eierkommunen.

(Artikkelen sto på trykk i Kommunerevisoren nr. 1 2016)

Offentlighet og innsyn i styrearbeid

Representantskapet eller generalforsamlingen bør velge leder av valgkomiteen. I selskap med flere eierkommuner bør valgkomiteen sammensettes slik at den reflekterer eierandelene. Valgkomiteens innstilling bør begrunnes.

Ordningen med valgkomite er ikke lovregulert, og den bør derfor vedtektsfestes, alternativt nedfelles i selskapsavtalen. Videre anbefales det at det utarbeides retningslinjer som regulerer deres arbeid, og at valgkomiteen begrunner sine forslag.

Det anbefales også at valgkomiteen har en dialog med styret før forslag fremmes.

Eier står fritt til å endre styresammensetningen uavhengig av valgperioden. Hele styret bør normalt ikke skiftes ut samtidig, for å sikre kontinuitet og videreføring av kompetanse. Det kan derfor være hensiktsmessig med overlappende valgperiode for ulike styremedlemmer.

Valgkomité

Interkommunale selskaper (IKS) og kommunalt eide aksjeselskaper skal ha et styre. Styret har etter IKS-loven og aksjeloven det overordnede ansvaret for forvaltningen av selskapet og skal sørge for en tilfredsstillende organisering av virksomheten. Dersom selskapet har mer enn 30 ansatte åpner både IKS-loven og aksjeloven for at de ansatte kan kreve at ett styremedlem og en observatør med varamedlemmer velges av og blant de ansatte.

Spørsmålet som ofte stilles er hvilken funksjon dette styremedlemmet har i styret: Har man en annen rolle enn de andre styremedlemmene? Er vedkommende alltid de ansattes stemme inn i styret? Har ansattvalgte styremedlemmer andre plikter og rettigheter etter regelverket?

Utgangspunktet og hovedregelen er at det ansattvalgte styremedlemmet har samme rolle i styret som de øvrige styremedlemmene har. Det innebærer blant annet:

Den ansattvalgte er styremedlem på lik linje med de andre styremedlemmene. Han eller hun har de samme 

 knyttet til styrearbeidet som øvrige medlemmer av styret.

 er det sentrale for styrearbeidet. Det ansattvalgte styremedlemmet skal som resten av styret alltid arbeide for selskapets beste.

 overfor styret. Styret skal bidra til verdiskapning og utvikling av selskapet, og da er man avhengig av gjensidig tillit, fortrolighet og lojalitet i styrearbeidet.

Det som drøftes på styremøtet er forbeholdt styret, og skal ikke deles med andre. Styremedlemmene har gjensidig taushetsplikt, om styret ikke bestemmer noe annet. Protokollen og vedtakene er derimot i mange tilfeller offentlige. I kommunale foretak (KF) er utgangspunktet at styremøtene er underlagt kommunelovens regler om møteoffentlighet.

Styrevervet er personlig. Det betyr at den ansattvalgte har det samme 

 for styrets beslutninger som øvrige medlemmer av styret. I siste instans hefter også det ansattvalgte styremedlemmet med sin personlige formue for ulovlige styrebeslutninger som påfører noen et økonomisk tap.

Hva er da forskjellen mellom den ansattvalgte og de andre styremedlemmene?

Det som er annerledes er måten dette styremedlemmet er valgt på. De andre styremedlemmene velges av eierne, mens dette medlemmet velges av de ansatte. Det betyr også at det kun er de ansatte i bedriften som kan avsette eller bytte ut dette styremedlemmet. Eierne har ikke innflytelse på dette.

Et spørsmål som gjerne oppstår i denne sammenhengen er hva som er hensikten med slik styrerepresentasjon dersom ikke ansattvalgte skal være «de ansattes stemme i styret». Ansattes rett til representasjon i styret er en del av bedriftsdemokratiet. Medbestemmelse er et grunnfestet prinsipp i norsk arbeidsliv og er også nedfelt i lovverket og i selskapslovgivningen på en rekke områder.

Videre kan retten til ansattes styrerepresentasjon begrunnes med at de ansatte har innsikt og kunnskap om virksomheten, bransjen og det indre livet i bedriften som er verdifull i styresammenheng, og som gir andre perspektiver enn daglig leder kan gi. Kompetansen som ansatt er viktig for styrearbeidet.

Det kan også oppstå noen utfordringer både i relasjonen til daglig leder, de andre ansatte og resten av styret.

 i egenskap av å sitte i styret, og samtidig 

 daglig leder i egenskap av å være ansatt. Den ansattvalgte har dermed en dobbelt rolle overfor egen sjef. Det kan være f.eks. være vanskelig i en situasjon der man som styremedlem er kritisk til daglig leders strategi og arbeid, samtidig som man som ansatt må forholde seg lojalt til daglig leders instrukser. Videre kan fastsettelse av daglig leders lønn når bedriften ellers må skjære ned eller gå til oppsigelser være krevende.

 kan ha forventninger om at den ansattvalgte skal bringe bestemte saker inn for styret (hva som skal styrebehandles), hvordan vedkommende skal stemme og fronte saker for å ivareta de ansattes interesser eller forventninger om informasjon fra styremøtene og styrearbeidet. I hovedsak skal saker som gjelder ansattes lønn skal tas gjennom tillitsvalgt og lønnsforhandlinger, og saker som gjelder arbeidsmiljø skal (i første omgang) tas via verneombud. Ansattvalgt skal ikke sitte i styret som «vokter» av de ansattes interesser. Derfor er det viktig å informere om og avklare den ansattes rolle i styret i forkant (blant de andre ansatte/ved valget).

 kan også ha forventninger om at den ansattvalgte representerer de ansatte oppfatning i ulike saker, eller at han/hun skal ha inngående kunnskap om hva de ansatte mener eller vil. Styret kan heller ikke konkludere med at de ansatte har vært hørt i saken siden det ansattvalgte styremedlemmet var med på å treffe en styrebeslutning.

Erfaringen er nok at dette stort sett ordner seg i praksis, at ansattvalgte både opptrer og anses som fullverdige medlemmer av styret og at omgivelsene som regel har forståelse for rollen. Dersom situasjonen likevel skulle bli vanskelig og den ansattvalgte opplever kryssende forventninger og konflikter mellom rollen som hhv. styremedlem og ansatt, er det mulig å trekke seg fra styrevervet.

Ta kontakt om du har spørsmål om styrerollen og regelverket rundt styrets arbeid.

#styrearbeid

Styreveileder for IKS

Orgbrain kan gjøre styret ditt bedre

Vil du ha et styreverv i Samfunnsbedriftene?

Trenger du styreforsikring?

Stortinget vedtok endringer i IKS-loven

Ikke krav til åpne styremøter

Styrekurs

Offentlighet og innsyn i styrearbeid

Valgkomité

Ansattvalgte er vanlige styremedlemmer

Styreansvar i et kommunalt foretak

Styreevaluering

Ansattevalgte representanter i styret

Les mer om ...

Hold deg oppdatert!